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マコ
外務員ラボ
【3選】書いてあることをそのまま読むだけの無駄な会議を対策｜上司に相談しても意味ない
マコ
記事内に商品プロモーションを含みます。
毎月読み上げ朗読会の会議が開かれる
何も決まらない会議にイライラする
会議が長くて、終わると何も決まっていない。そんな会議に参加するのが当たり前になっていませんか？
強制的に会議に参加させられて、結局何も決まらず時間だけが過ぎていく。毎回その繰り返しで、「自分の時間を返してほしい」と思っている人は、きっと多いでしょう。
マコ
私の前職では資料を読み上げるだけの会議にうんざりしていました。会議の少ない会社に転職した今では有意義で快適な職場環境で働いています。
本記事では、無駄な会議が実施される会社で少しでも有効に時間を使う方法をご紹介します。
マコ
上司に相談しても会議が改善されることはないでしょう。上司が人事異動になることを祈る、生産性の高い会社に転職する以外に有効な手段はないと思います。
タップできる目次
朗読発表会？無駄な会議が行われる理由
朗読発表会のように突然上司が資料を読み上げる。読み上げる間何も意見できず、発言すると「遮らないように」と注意される。最後に「では、意見ありますか？」と聞かれる。1時間の会議のうち40分経過してからこちらは聞き疲れ、「意見などないから早く終わって欲しい」と、思うばかり。
マコ
上記のような会議に参加したことはありませんか。私はあります。
ミニひつじ
めっちゃ苦痛じゃん。
会議中は大変苦痛でした。話を振られることもなく、ずっと聞いていないといけません。
会議の目的が曖昧だから
無駄な会議が行われる理由の一つは、会議の目的が不明確です。
会議が始まる前に「何を決定するための会議なのか？」参加者全員が目指すべき目的を共有できません。
マコ
定例会議って目標値と実績値の確認だけで終わってしまうんですよね。ですから、事前に目的を想定しておかないと「がんばりましょう」で終わりがちです。
目的を決めないと、ダラダラと続く会議や結論が出ない会議になります。とりあえず形だけ会議をしておきたいからと、上司が考えていることが理由でしょう。
時間管理ができないから
会議が長引く原因の一つは、時間管理ができていないことです。
「この人いつまで会議の資料を朗読するんだろう」と思っていたら、開始から半分過ぎた時間からペースアップし始めます。
ミニひつじ
もっと最初から本気出して話して欲しいよね。
マコ
決められた時間内で会議終わらず、残業に突入することもしばしばありました。
出席している人にとっては、時間を無駄にしている感覚を生み出し、会議の効率が低下します。
準備不足だから
事前準備の不十分さから、会議の進行がスムーズにいかないケースは多いです。資料の準備や議題の整理がされていないと、予定通りに会議が進みません。
マコ
会議10分前に資料のホチキス留め、Z折りを頼まれることもありました。毎月実施する会議なのに、なぜ直前の準備になるのか不思議でした。
準備不足で参加すると、意見や提案が出ず会議が無駄に終わってしまうことが多いです。
【3選】会議が無駄だと思った時の対策
ミニひつじ
会議が無駄だと思った時に何か対策したの？
マコ
会議の目的を再確認する
事前に準備をする
会議中にサポートをする
など、対策しましたが、効果ありませんでした。進行役の力量による部分が大きいです。
私自身「無駄な会議になっているな」と、感じたら進行役に「先月達成できなかった消費性ローンの具体的施策を検討したいのですが」と意見することもありました。
ですが「ちょっとその話は今いいから」と遮られ、資料に書いてある目標値と実績値の差を読み上げられます。
読み上げが終わる頃には「この話を今から議題にすると、残業になってしまうだろうな」と躊躇し、もはや何もできませんでした。
マコ
会議の少ない会社に転職した今は対策に悩むことはありません。
会議の目的を再確認する
会議が進行しているときに「何を決めるための会議なのか」が不明確だと、時間が無駄に感じられることが多いです。
マコ
優秀な人は会議の開始前に目的をアナウンスしていました。
無駄に感じる会議は、目的が曖昧であることが原因のひとつです。もし、会議が始まってから「何を決めるのか？」が不明な場合、途中で積極的に確認しましょう。
事前に準備をして会議に臨む
会議が長引く理由の一つに、準備不足が挙げられます。
特に資料の読み上げだけで終わってしまう会議は、参加者全員が事前に資料を読んでいる前提で進行すべきです。
会議の進行をサポートする
会議が長引いたり、結論が出なかったりする原因の一つは、議題が脱線してしまうことです。
特に、進行役が時間配分や議題の進行を管理しない場合、会議はダラダラ続くことがよくあります。
自分が発言できる場面では、意見を出すようにしましょう。
無駄な会議を続ける会社から脱出する方法
無駄な会議が多い会社に将来性はありません。
生産性が低く、社員の自己成長の時間が奪われ、スキルアップの機会が減少します。
改善の兆しが見えない場合、転職を検討することも選択肢の一つです。
自分のキャリアを優先する
無駄な会議が多くて仕事に対するやる気がなくなっている場合、自分のキャリアやスキルをさらに成長させるためには転職が有効です。
転職によって新しい職場での環境や挑戦に直面し、新しいスキルや経験を積むことができます。
効率的な仕事環境を求めて
無駄な会議が少ない効率的な仕事環境が整っている企業も多くあります。
会議に時間を取られず、成果を出しやすい環境で働くことで、より充実したキャリアを築くことが可能です。
成長機会が多い企業を選ぶ
無駄な会議を避け、社員一人一人の成長を重視する企業では、スキルアップの機会が豊富です。
転職を通じて、より成長できる企業に移ることで、自己実現を達成することができます。
無駄な会議を減らすためにできること
無駄な会議が行われる理由は、準備不足、目的の不明確さ、進行の甘さなどにあります。
まずは自分ができることから意識して行動することが大切です。会議の目的を明確にし、参加前に資料を確認し、進行に関して意見を出してみることで、会議の無駄を減らすことができます。
次回の会議では、無駄な時間を減らし、効率的に進行するための役割を果たし、もっと生産的な会議にしていきましょう。
サイト運営者
信用金庫に12年勤務後、IT業界に転職。証券外務員一種・二種、内部管理責任者資格の他にAFPやFP2級技能士なども保有。今でも金融の勉強は大好き。キャリアアップや転職のご相談はXのDMか公式LINEから。
